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Mietvertrag, Versicherungsschein, Kontoauszüge & Co. – So organisierst Du Unterlagen richtig
Ein Sammelsurium an Verträgen, Belegen und wichtigen Papieren – im Laufe des Lebens sammelt sich so einiges an Papierkram an. Was gerne passiert: Wildes Abheften und Ablegen, tausende Ordner und doch kein Überblick, wo was zu finden ist. Wir haben Tipps, wie Du Deine Unterlagen richtig sortieren und verraten, wie lang welches Dokument aufgehoben werden muss.
Okay, zugegeben: Papierkram organisieren ist nicht die schönste Freizeitbeschäftigung. Dennoch wirst Du es dir garantiert danken, wenn Du beim nächsten Kontakt mit der Versicherung oder für die jährliche Steuererklärung gut vorbereitet bist. Außerdem sind wir sicher, dass einige Papiere, die Deine Schubladen verstopfen, längst reif für den Papierkorb sind. Also: Platz schaffen, für Ordnung sorgen, los geht’s!
Schritt eins: Kategorien und Unterkategorien definieren
Dein erster Schritt: Verschaffe Dir einen Überblick. Suche alle Unterlagen zusammen, lege Aktenordner und Locher bereit, und definiere ein sinnvolles Kategoriensystem. Was bedeutet das? Das Ziel ist es, nicht hunderte halbleere Aktenordner zu haben, sondern sinnvoll zu bündeln. Ein Beispiel: Ein Ordner nur für Arbeitszeugnisse bleibt wahrscheinlich recht leer. Besser ist ein Ordner für die Kategorie „Job“, in dem Du Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge und Zeugnisse unterbringst. Trennblätter helfen beim Einteilen und Wiederfinden der Unterkategorien. Auch ein gutes Überthema: „Wohnen“ mit Unterkategorien für Mietvertrag, Nebenkostenabrechnung, Stromrechnung und Reparaturbelegen. Oder ein Ordner rund ums Auto mit Unterlagen wie Kaufvertrag, Versicherungsschein und TÜV-Bericht. Auch super: Eigene Ordner für alle Steuerunterlagen, zum Thema Gesundheit oder für Unterlagen, die Hobbys und Freizeit betreffen.
Dasselbe Prinzip wendest Du bei digitalen Unterlagen oder in Deinem E-Mail-Postfach an. Kategorien und Unterkategorien werden entsprechend einem Aktenordner angelegt und am besten durchnummeriert, damit die digitalen Ordner in Deiner Wunsch-Reihenfolge gelistet werden.
So sind die digitalen Unterlagen sicher
Sichere besonders wichtige Daten und Dokumente am besten auf einer externen Festplatte, über ein NAS-System oder in einer Cloud (zum Beispiel pCloud) ab. So geht nichts verloren, wenn der Computer mal schlappmacht.
Schritt zwei: Sortieren und Ausmisten
Beim Sortieren solltest Du darauf achten, welche Unterlagen tatsächlich aufgehoben werden müssen (mehr dazu im nächsten Abschnitt) und welche inzwischen irrelevant sind und in den Papierkorb dürfen.
Oft kommen, zum Beispiel von Internetanbietern, Briefe, die einfach nur der Information gelten oder ein neues Angebot enthalten. Diese Briefe können natürlich weg.
Quittungen und Belege, die so alt sind, dass Sie weder für Deine offene Steuererklärung noch mögliche Reklamationen oder Garantieansprüche relevant sind, dürfen ebenfalls in den Müll.
Ordne alle Unterlagen entsprechend Deinem Kategoriensystem. Wahrscheinlich findest Du Dokumente, die Du nicht auf dem Schirm hattest. Passe die Kategorien entsprechend an, greife zum Locher und dann wird abgeheftet. Sobald alles wegsortiert ist (und erst dann!), wird beschriftet. Auf den Ordner gehören dabei sowohl die Haupt- als auch die Unterkategorien. Das erspart mühsames Suchen. Den ausgemisteten Papiermüll bringst Du zum Altpapier. Falls sensible Daten auf den Unterlagen sind, jage das Ganze einmal durch den Aktenschredder.
Aufbewahrungsfristen: Diese Unterlagen müssen aufgehoben werden
Viele Dokumente sind so wichtig, dass gesetzlich vorgeschriebene Ausbewahrungsfristen gelten. Hier kommen die Wichtigsten auf einen Blick:
Lebenslang aufbewahren müssen Sie unter anderem
Deine Geburtsurkunde
Taufschein
Heiratsurkunden
Sterbeurkunden von Angehörigen
Zeugnisse
medizinische Gutachten
Kopien von Perso, Reisepass und Führerschein
Baupläne und Gerichtsurteile
Mindestens zwei Jahre aufheben sollten Sie
Rechnungen, Quittungen, Kaufverträge und Garantiescheine
Rechnungen für juristische, notarielle oder ärztliche Leistungen
Rechnungen, die rund um Hausbau, Wohnungsreparaturen etc. ausgestellt wurden
Mietvertrag und Übergabeprotokolle
In Sachen Steuern und für Geschäftliches gilt oft eine Zehnjahresfrist. Diese kann auch für Privatpersonen relevant sein, da das Finanzamt zehn Jahre lang steuerrelevante Belege anfordern kann – auch rückwirkend, wenn ein Steuerhinterziehungsverdacht besteht.
Urteile, Prozessakten und Mahnbescheide müssen sogar stolze 30 Jahre aufgehoben werden.
Wichtig: Diese Fristen gelten für Privatpersonen, die nicht selbständig arbeiten. Wer seine eigene Chefin ist, muss weitere Fristen auf dem Schirm haben und zum Beispiel Kontoauszüge zehn Jahre lang aufheben.
Tipp: Auch Kontoauszüge
Unterlagen rund ums Auto und die Kfz-Versicherung
Wie sieht es eigentlich mit der Organisation von Unterlagen rund ums Auto aus? Hier gibt es die Papiere, die Du immer dabei haben solltest. Dazu zählen natürlich der Führerschein, der immer im Original in der Tasche sein muss, und die Zulassungsbescheinigung Teil 1 (ehemals Fahrzeugschein), die oft im Handschuhfach verstaut wird. Wer sein Auto technisch verändert und zum Beispiel Tuning-Teile verbaut hat, muss die passende Betriebserlaubnis dabei haben. Besonders hilfreich, falls Du mal in einen Schaden verwickelt wirst: Der Nachweis Deiner Kfz-Haftpflicht. Bei einem Unfall solltest Du Daten wie Deine Vertragsnummer parat haben, damit die Schadenabwicklung entspannt abläuft.
Eine Aufbewahrungspflicht gilt für Deinen TÜV-Bericht, der den Bericht Deiner letzten Haupt- und Abgasuntersuchung enthält. In der Zulassungsbescheinigung 1 wird die Hauptuntersuchung auch mit einem Stempel vermerkt, sodass Du auch unterwegs einen TÜV-Beleg dabei hast. Die Zulassungsbescheinigung Teil 2 (ehemals Fahrzeugbrief) sollten Du besonders sorgsam aufbewahren – schließlich handelt es sich um den Eigentumsnachweis für Dein Auto.
Deine Kfz-Versicherungsunterlagen solltest Du mindestens für die gesamte Laufzeit Deiner Versicherung gut verstauen. Dazu zählen: Der Versicherungsschein, auch Police genannt, sowie Dein Antrag.
Weniger Papierkram mit nexible
Wenn Du Papiersammlungen vermeiden willst, bist Du bei nexible gut aufgehoben: In unserem Kundenportal liegen die Grüne Karte und alle Versicherungsdaten digital bereit – in wenigen Klicks abrufbar. Deine Bankverbindung oder Adresse kannst Du hier auch selbst aktualisieren.